Grafik grup w szkole akrobatyki z instruktorami na zlecenie

Krótka odpowiedź

Ułóż grafik od popytu, nie od dostępności instruktorów. Najpierw ustal, które grupy wiekowe rodzice zapełniają najszybciej, i daj im godziny popołudniowe od poniedziałku do czwartku. Dopiero potem przypisz instruktorów na zleceniu do okien, w których mogą pracować. Każda grupa powinna mieć jednego stałego prowadzącego i jednego zastępcę.

Dlaczego instruktorzy na zleceniu komplikują grafik

Instruktor na zleceniu często pracuje w kilku miejscach, więc ma 2 do 3 stałych okien w tygodniu. Szkoła, która układa grupy wokół jego wolnych godzin, kończy z zajęciami o 14:30 we wtorek i o 20:00 w piątek. Takie godziny nie pasują większości rodziców, więc grupy zapełniają się wolno.

Druga sprawa to zastępstwa. Gdy prowadzący zachoruje, szkoła w sezonie odwołuje zajęcia albo przenosi je bez uprzedzenia, a rodzice zapamiętują to lepiej niż samą jakość treningu.

Jak ułożyć grafik krok po kroku

Ta kolejność sprawdza się w szkołach z kilkoma grupami w tygodniu.

• zapisz, ile zgłoszeń na zajęcia próbne dostałeś w każdej grupie wiekowej w ostatnich trzech miesiącach
• wybierz godziny, w których rodzice mogą dowieźć dziecko po szkole, zwykle między 16:00 a 18:30
• przypisz do nich grupy o największym popycie, zwykle dzieci 5 do 8 lat
• dopasuj instruktorów do tych okien i ustal, kto zastępuje w razie choroby
• grupy o mniejszym popycie, na przykład młodzież albo dorosłych, przesuń na wcześniejsze lub późniejsze godziny
• zostaw w każdej grupie kilka wolnych miejsc na zajęcia próbne i oznacz je w widocznym miejscu

Rozliczanie i czas pracy instruktorów

Przy kilku instruktorach i zmiennym grafiku warto pilnować, kto ile godzin pracuje i kiedy ma odpoczynek, szczególnie gdy część osób ma umowę o pracę, a część zlecenie. Jeśli układasz taki grafik w arkuszu i co miesiąc coś się nie zgadza, sprawdź program do grafiku pracy zgodnego z Kodeksem pracy, który liczy godziny i odpoczynki przy zmiennych zmianach.

To osobne narzędzie od grafiku zajęć dla dzieci, ale rozwiązuje ten sam problem: nie chcesz co tydzień poprawiać tabeli ręcznie.

Co rodzic powinien zobaczyć w grafiku

Rodzic nie chce tabeli z całą ofertą. Chce znaleźć grupę dla swojego dziecka. Pokaż mu:

• grupę wiekową i poziom, na przykład 5 do 7 lat, początkujący
• dzień i godzinę, bez konieczności dzwonienia po szczegóły
• informację, czy w grupie są wolne miejsca
• termin najbliższych zajęć próbnych
• imię prowadzącego, bo rodzic woli wiedzieć, kto zajmie się dzieckiem

Skąd rodzic wie, że masz wolne miejsca

Dobrze ułożony grafik nic nie da, jeśli rodzic go nie zobaczy. Rodzice szukają zajęć po wieku dziecka i mieście. Profil szkoły w wyszukiwarce zajęć dobranych do wieku pokazuje grupy z wolnymi miejscami i przekazuje Ci zgłoszenie na lekcję próbną z datą urodzenia dziecka. Szczegóły są w programie dla szkół akrobatyki, a to, ile kosztuje, opisuje cennik.

Jeśli prowadzisz też półkolonie, grafik turnusów układaj osobno. Zobacz program dla organizatora półkolonii akrobatycznych.

Najczęstsze błędy w grafiku szkoły

Kilka rzeczy powtarza się w większości szkół.

• dwie grupy tego samego wieku w tych samych godzinach, które dzielą rodziców między siebie
• brak okna na zajęcia próbne, więc nowy rodzic czeka dwa tygodnie na termin
• zmiany godzin bez uprzedzenia, które kończą się rezygnacją z grupy
• brak zastępcy dla grupy, w której prowadzący jest jedną osobą
• grupa, która ma 4 dzieci o 17:00, a 14 dzieci o 18:00 w sąsiedniej sali

Podsumowanie dla właściciela szkoły

Grafik ma sprzedawać zajęcia. Układaj go od godzin, w których rodzice mogą przyjść, trzymaj zastępstwa pod ręką i pokaż wolne miejsca tam, gdzie rodzice szukają zajęć. Zacznij od zgłoszeń na lekcje próbne, bo one pokażą, które grupy otworzyć jako następne.